Họp cổ đông trực tuyến qua UBot Meeting, tiết kiệm tới 45% chi phí

Dưới ảnh hưởng của Covid-19, nhiều doanh nghiệp đã gặp thách thức lớn khi tổ chức cuộc họp quan trọng nhất trong năm – Đại hội đồng cổ đông. Đối với các doanh nghiệp VN30, giải pháp UBot Meeting đã giúp giải quyết những trở ngại khi tổ chức sự kiện trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và cắt giảm hơn 45% chi phí.

Xu hướng chuyển sang đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) trực tuyến đã bắt đầu nhận được sự quan tâm trong những gần đây, nhưng đến khi Covid-19 bùng nổ thì nó nhanh chóng trở thành một xu hướng tất yếu trên toàn thế giới. Theo một nghiên cứu của Đại học Harvard, so với năm 2019, số lượng các công ty ở Mỹ sử dụng hình thức họp trực tuyến đã tăng gấp 5 lần trong năm 2020. Đây không chỉ là một giải pháp tạm thời mà sẽ là một xu hướng mới trong thời đại công nghệ 4.0 khi hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến hoàn toản đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho cổ đông của doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, khi đến mùa họp Đại hội đồng Cổ đông thường niên, không ít doanh nghiệp trăn trở bởi những khó khăn, vướng mắc trong việc tổ chức Đại hội. Cổ đông nhỏ lẻ, phân tán sẽ không có điều kiện tham dự Đại hội, không đóng góp được các ý kiến của mình với các quyết định của doanh nghiệp.

Trợ lý ảo UBot Meeting tham gia sâu sát trong quá trình tổ chức buổi họp trực tuyến.

Trước đây, nếu tổ chức theo hình thức truyền thống, doanh nghiệp khó tổ chức thành công Đại hội đồng Cổ đông ngay trong lần triệu tập đầu tiên, do không đủ tỷ lệ tối thiểu tham dự, đặc biệt là các công ty niêm yết, đại chúng quy mô lớn có nhiều cổ đông cá nhân ở nhiều tỉnh thành trên cả nước, làm mất rất nhiều chi phí chuẩn bị cho lần họp Đại hội đồng Cổ đông không thành.

Mặc dù doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, nhân lực để tổ chức đại hội, nhưng có thể vẫn gặp nhiều sai sót, nhầm lẫn trong việc gửi thư cho cổ đông, ủy quyền, kiểm phiếu bầu cử biểu quyết (bầu dồn phiếu). Thêm vào đó, đứng trước tình hình dịch Covid-19 trong nước vẫn diễn biến phức tạp, chu kỳ những đợt bùng dịch vẫn hết sức khó lường, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi cách thức tổ chức để đảm bảo sự kiện quan trọng nhất này được diễn ra.

UBot Meeting là sản phẩm tích hợp của hệ sinh thái công nghệ FPT bao gồm hệ thống tổ chức và biểu quyết tự động từ UBot, quay phát trực tuyến từ FPT Telecom và định danh cổ đông với FPI.Ai eKYC. UBot Meeting hiện đang là giải pháp tối ưu giải quyết thách thức họp cổ đông của các doanh nghiệp thời Covid-19. Trong năm 2021, UBot Meeting đã triển khai thành công các dự án họp trực tuyến cho hàng chục doanh nghiệp lớn như Vinamilk, HDBank, Vietjet Air, HSC, Vietinbank… và 100.000 cổ đông.

Quy trình tổ chức một Đại hội đồng cổ đông trực tuyến thường bắt đầu bằng việc thông báo mời họp tới cổ đông trước tối thiểu 15 ngày. Các hình thức thông báo có thể đa dạng từ thư điện tử, website công ty, sở giao dịch chứng khoán hoặc chuyển tận tay thông qua đường bưu điện. Trợ lý ảo UBot Meeting sẽ tổng hợp toàn bộ thông tin cổ đông và gửi mọi thông báo mời đã được cá nhân hóa thông tin chỉ trong vài phút.

Sau khi nhận được thư mời, các cổ đông sẽ lựa chọn và đăng kí hình thức tham gia Đại hội. Đối với hình thức tham gia trực tuyến, đính kèm trong thông báo mời sẽ có một cổng thông tin yêu cầu cổ đông cung cấp đầy đủ mọi trường thông tin cá nhân. Hệ thống của UBot Meeting sẽ tự động định danh cổ đông và trả kết quả chỉ sau 2 giây.

Điểm đặc biệt nhất trong quá trình định danh nằm ở công nghệ tiên tiến FPT.AI eKYC giúp xác thực chính xác: Thông tin, Khuôn mặt và Email cổ đông. Với dữ liệu giấy tờ tùy thân có ảnh đã được tải lên từ trước, nền tảng sẽ so sánh, phân tích giữa ảnh chụp và ảnh giấy tờ tùy thân để xác nhận kết quả.

Với sự trợ giúp của UBot Meeting, quy trình đăng kí và xác nhận cổ đông, bình bầu, kiểm phiếu diễn ra vô cùng nhanh chóng, tiết kiệm tới 90% thời gian. Ngoài ra, mối lo ngại về vấn đề bảo mật trong quá trình biểu quyết và kiểm phiếu của các doanh nghiệp được UBot Meeting đảm bảo tuyệt đối.

Đại hội đồng cổ đông thường niên 2021 của Vinamilk ứng dụng Ubot Meeting.

Các buổi họp cổ đông của các doanh nghiệp là sự kiện mang tính thường niên, diễn ra ở quy mô lớn và có yêu cầu khắt khe về tính tương tác, lưu trữ và bảo mật. Bằng việc ứng dụng và đổi mới trong quy trình cùng UBot Meeting, các doanh nghiệp VN30 đã giải quyết được thách thức lớn mà Covid-19 gây ra, đồng thời giúp tiết kiệm mọi chi phí tới hơn 45% so với các sự kiện trực tiếp hàng năm, là điểm sáng và sự thay đổi cần thiết của các doanh nghiệp trong nỗ lực bình thường hóa.